Do đặc thù của thủ tục đăng ký nhãn hiệu độc quyền là thời gian cấp văn bằng (trả kết quả) là khá dài so với một số quy trình thủ tục xin cấp phép, thủ tục hành chính khác.

Ví dụ :

     – Thời hạn để cấp thẻ Căn cước công dân tại thành phố, thị xã không quá 07 ngày làm việc đối với trường hợp cấp mới và đổi theo Quy định tại Điều 25 Thời hạn cấp, đổi, cấp lại thẻ Căn cước công dân của Luật Căn cước công dân năm 2014 ký ngày 20 tháng 11 năm 2014;

    – Thời hạn để cấp Giấy chứng nhận đăng ký Quyền tác giả, Giấy chứng nhận Đăng ký quyền liên quan theo quy định tại Điều 52 Thời hạn cấp Giấy chứng nhận đăng ký Quyền tác giả, Giấy chứng nhận Đăng ký quyền liên quan của Luật Sở hữu Trí tuệ sửa đổi bổ sung năm 2009 là 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đơn hợp lệ.

       Trong khi đó, thời gian để cấp văn bằng bảo hộ nhãn hiệu theo quy định của Pháp luật Sở hữu Trí tuệ là 9 tháng, trong đó cần trải qua 3 giai đoạn thì Chủ đơn (Khách hàng) mới nhận được kết quả, cụ thể là:

Bốn giai đoạn để thực hiện thủ tục đăng ký nhãn hiệu độc quyền

      Giai đoạn 1 : Giai đoạn chấp nhận hình thức. Khi Chủ đơn (Khách hàng) nộp đơn thì trong thời hạn là 1 tháng kể từ ngày nộp đơn, đơn đăng ký được thẩm định hình thức, tức là thời điểm đó Chủ đơn được nhận Quyết định chấp nhận hình thức của đơn đã nộp (căn cứ theo Điều 119. Thời hạn xử lý đơn đăng ký sở hữu công nghiệp của Luật sở hữu trí tuệ năm 2005, được sửa đổi bổ sung năm 2009).

     Giai đoạn 2 : Giai đoạn đăng công bố đơn. Khi Chủ đơn nhận được Quyết định chấp nhận hình thức của đơn, thì trong thời hạn 2 tháng kể từ ngày chấp nhận đơn hợp lệ đó, đơn đăng ký nhãn hiệu đã nộp được công bố trên Công báo sở hữu công nghiệp ( căn cứ theo Điều 110. Công bố đơn đăng ký sở hữu công nghiệp của Luật sở hữu trí tuệ năm 2005, được sửa đổi bổ sung năm 2009).

     Giai đoạn 3: Giai đoạn thẩm định nội dung. Khi Đơn đăng ký của Chủ đơn (Khách hàng) được công bố trên Công báo của Cục Sở hữu Trí tuệ thì khoảng thời gian để thẩm định nội dung của Đơn đăng ký là 6 tháng kể từ ngày công bố đơn.

     Giai đoạn 4 : Giai đoạn cấp văn bằng. Kết thúc quá trình thẩm định, cục Sở hữu trí tuệ sẽ thông báo cho chủ đơn, đại diện của Chủ đơn về việc đơn đơn được cấp văn bằng, thể hiện thông qua Thông báo cấp văn bằng kèm theo số tiền phí và lệ phí cấp văn bằng cho phạm vi đăng ký mà chủ đơn đã nộp.

     Khoảng thời gian diễn ra trong vòng 01 tháng kể từ ngày cấp văn bằng.

    Như vậy, theo quy định thông thường thì thời gian để được cấp văn bằng là 9 tháng theo quy định của Luật. Tuy nhiên, khoảng thời gian thực tế có thể kéo dài do các lý do : giai đoạn 1 hình thức của đơn đăng ký chưa đạt, đơn chưa được chấp nhận hình thức ngay sau nộp và cần phải bổ sung hoặc sửa chữa những nộp dung của đơn để được chấp nhận hình thức ; giai đoạn 3 trong quá trình thẩm định nội dung phát sinh các phản đối đơn, và các phản biện, phúc đáp cho đơn đó để bảo vệ quan điểm đăng ký ban đầu ; đồng thời không loại trừ lý do, số lượng đơn nhiều, tồn đọng và tính phức tạp của đơn, sự thay đổi phân công công tác, điều động luân chuyển công tác của các bộ trong Cục Sở hữu Trí tuệ dẫn đến thời gian thực tế được cấp Văn bằng ( Kết quả của thủ tục hành chính) có thể kéo dài hơn dự kiến.

     Tuy nhiên, điều đặc biệt lưu ý là : Thời gian hiệu lực của văn bằng (kết quả) được tính từ ngày ưu tiên (ngày nộp đơn đầu tiên). Chính vì lẽ đó, cho nên việc thực hiện bước 1 – tra cứu nhãn hiệu, xác định về khả năng phân biệt của nhãn hiệu là cực kỳ quan trọng. Việc này giúp tiết kiệm chi phí, và yên tâm hơn sau khoảng thời gian chờ đợi, Khách hàng (Chủ đơn) thường sẽ nhận được kết quả như mong đợi ngay từ thời điểm nộp đơn đăng ký hoặc ít nhất cũng tương tự sự mong đợi của Khách hàng ( Chủ đơn ) hoặc và biết trước những ưu nhược điểm mà có nhãn hiệu ban đầu, ý tưởng hoặc và dự định của mình có tính khả thi hay không.

      Điều đó có nghĩa là trong vòng 03 tháng kể từ ngày nộp đơn đăng ký nhãn hiệu, đơn đó mới được công bố trên Thư viện số của Cục Sở hữu Trí tuệ và được mọi người có biết đến và tra cứu nhãn hiệu muốn đăng ký.

     Nguồn thư viện số của Cục Sở hữu trí tuệ là công khai nên bất kỳ ai cũng có thể tra cứu nhãn hiệu muốn đăng ký.

   Xuất phát từ những lý do đó, để đăng ký nhãn hiệu độc quyền cần thực hiện qua 2 bước:

Hai bước để đăng ký nhãn hiệu độc quyền

Bước 1 : Tra cứu nhãn hiệu

Để tra cứu nhãn hiệu tức là cần xác định khả năng phân biệt của nhãn hiệu mới so với nhãn hiệu đã được nộp vào cục Sở hữu Trí tuệ trước đó và xem xem nhãn hiệu này có khả năng đăng ký được hay không và khả năng đăng ký được bao nhiêu phần trăm?

Việc tra cứu này được ketoanso1 tra cứu, thẩm định kỹ trước khi đưa ra lời khuyên, hay khuyến nghị khách hàng thực hiện việc đăng ký ngay hay cần phải chỉnh sửa nhãn hiệu trước khi thực hiện việc đăng ký

       Công tác 1 : Triển khai việc tra cứu, xác định khả năng phân biệt của nhãn hiệu mà Khách hàng dự định muốn đăng ký bằng việc tra cứu, đối chiếu nhãn hiệu đó trên nguồn thư viện số của Cục sở hữu trí tuệ.
Để tra cứu được bước này, Nhân viên   ketoanso1 cần xác định được pham vi đăng ký bảo hộ nhãn hiệu độc quyền mà Khách hàng muốn hướng tới. Tức là cần phân nhóm cho các sản phẩm hoặc dịch vụ mà Nhãn hiệu muốn được bảo hộ độc quyền.

Tài liệu để đối chiếu thực hiện việc phân nhóm tính đến thời điểm hiện tại năm 2019 đã được cập nhật là bản Phụ lục 11. Bản Phân loại Nice 11- 2019 làm tài liệu cơ bản để xác định các nhóm sản phẩm và ngành nghề dịch vụ bảo hộ độc quyền.

Cũng trong ví dụ trên, nhãn hiệu : M

Phạm vi bảo hộ : nhóm 45

Nhóm 45 cụ thể là : Tư vấn sở hữu trí tuệ ; Quản lý quyền tác giả ; dịch vụ Li- xăng về sở hữu trí tuệ ; dịch vụ giám sát sở hữu trí tuệ ; dịch vụ nghiên cứu pháp luật ; dịch vụ tranh tụng.

      Công tác 2 : Triển khai tra cứu chuyên sâu, xác định khả năng phân biệt của nhãn hiệu mà Khách hàng dự định muốn đăng ký bằng việc tra cứu chuyên sâu, tra cứu và tham vấn ý kiến của những chuyên gia thẩm định nhãn hiệu cấp cao để đưa ra các khuyến nghị về khả năng đăng ký của nhãn hiệu. Việc triển khai công tác này có độ chính xác cao hơn do kinh nghiệm và trải nghiệm của Chuyên gia thẩm định mang lại sự tư vấn chính xác cao hơn cho việc nhãn hiệu có khả năng đăng ký được hay không.

      Bước 2 : Tiến hành đăng ký nhãn hiệu

Hồ sơ đăng ký

+ Tờ khai đăng ký nhãn hiệu (được hiểu là tờ khai của chủ đơn yêu cầu cấp giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu độc quyền, logo công ty, thương hiệu ) (hồ sơ do ketoanso1 soạn thảo và hoàn thành tờ khai)

+ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của tổ chức muốn đăng ký, tức Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của Chủ đơn ( gửi bản scan qua email để ketoanso1 có cơ sở hoàn thành tờ khai đăng ký nhãn hiệu được chính xác về các thông tin của Chủ đơn).

+ Mẫu logo thương hiệu, logo có kích thước không nhỏ hơn 80mm x 80mm. Một mẫu nhãn hiệu/logo/thương hiệu chuẩn mực bao gồm ba bộ phần cấu thành chính: 1. Phần hình; 2. Phần chữ; 3. Slogan. Quý khách có thể tham khảo các thương hiệu nổi tiếng tại Việt Nam về cách thiết kế logo công ty ( lưu ý bản mẫu này có thể gửi qua email hoặc có thể được Khách hàng (chủ đơn) in trực tiếp và chuyển lại cho ketoanso1 để đưa vào hồ sơ nộp tại cục Sở hữu Trí tuệ)